Forgatókönyv szabadidős programok szervezéséhez 1. rész
Ferenczi Anita
2003/10/31 09:47
14639 megtekintés
A cikk már legalább egy éve nem frissült, az akkor még aktuális információk lehet, hogy mára elavultak.
A rendezvények színvonalának biztosítása és saját munkánk megkönnyítése érdekében is célszerű áttekinteni a programok létrehozásának bizonyos állandó, ismétlődő elemeit. Újonnan induló négyrészes cikksorozatunk első darabja a tervezés lehetséges lépéseit mutatja be a rendezvényszervezőknek.

Mottó: "A fűrész használatát nem megtiltani kell, hanem megszervezni!"

A fázisok elnevezéséhez a megértés kedvéért hosszabb-rövidebb részletes leírás tartozik. A lépéseknek a sorrendjét nem befolyásolja a rendezvény nagysága, a résztvevők száma, ugyanazokat a lépéseket célszerű megtenni egy többnapos monstre iskolahét esetében, mint egy klubdélután kapcsán - természetesen nem ugyanabban a nagyságrendben.

A megvalósítás során a lépések legtöbbször időben párhuzamosan zajlanak.
Fontos megemlíteni, hogy az alábbiakban közölt általános forgatókönyv nem kizárólagos módszereket tartalmaz, és főleg nem garancia a biztos sikerre.

Az általános forgatókönyvet a négy alábbi lépésben tárgyaljuk, folytatólagosan:

  1. Tervezési szakasz
  2. Szervezési szakasz
  3. Lebonyolítási szakasz
  4. Tevékenységek a rendezvény után

1. Tervezési szakasz

  • Célmeghatározás
  • Alapvető személyi és technikai feltételek kialakítása
  • Ötletgyűjtés
  • A forgatókönyv elemeinek véglegesítése (programforgatókönyv létrehozása, a várható létszám összehangolása a programelemekkel, rendezvény-forgatókönyv létrehozása, felelősök felkérése - kijelölése, költségvetés készítése)
  • Döntés

Célmeghatározás

Célja: A célcsoport kijelölése, a résztvevők meghatározása és a rendezvény céljainak kitűzése.

Tennivalók: Első lépés mindenkor a program céljainak végiggondolása, kijelölése. Máshogy áll össze a rendezvény programja, ha a közösség fejlesztése a célunk, és másként, ha az egyéni képességek kibontakoztatása. Nagyon sokféle cél játszhat szerepet, azért is fontos az egyértelmű célmegjelölés, mert csak így várhatunk el megfelelő munkát munkatársainktól is.

A célcsoport alapján osztályozhatjuk a rendezvényeket:

  • Résztvevők száma szerint (5-20 fő, 20-50 fő, 50-100 fő, és efölött)
  • Egymáshoz való viszony szerint: (ismeretlenek, ismerősök, közösség)
  • Kor szerint (alsósok, felsősök, középiskolások, felnőttek, vegyes)

A program tartalmát és technikai lebonyolítását, elemeit, összeállítását és lefutását mind-mind ezeknek kell alárendelni, ezekhez kell igazítani. Nem mindegy, hogy 20-50 gyerek várható, vagy 100-nál is több, nem mindegy, hogy egy összeszokott osztályközösségről van szó, vagy a gyerekek most látják egymást először, és az sem közömbös, hogy kicsik, kamaszok, vagy családok lesznek résztvevők.

Alapvető személyi és technikai feltételek kialakítása

Célja: a program vezetőjének kijelölése, az esetleges nagyobb programegységek vezetőinek felkérése, az alapvető technikai feltételek kialakítása (helyszín, idő).

Tennivalók: Az első pillanattól kezdve legyen egyértelmű, hogy ki felel a programért - azaz első lépés az egyszemélyi felelős kijelölése. A rendezők, segítők felkérése történjen meg minél hamarabb, a lehető legtöbb pontos információ birtokában! Kezdjük el minél hamarabb bevonásukat a program tervezésébe és szervezésébe, az összes hátralévő lépés végrehajtását megkönnyíti, ha nem egymagunk kell megtegyük!

Az alapvető technikai feltételek kialakítása sorába tartozik a várható helyszín, a várható időpont és a várható időtartam kialakítása.

A rendezvényeket az alábbi fő szempontok alapján különböztethetjük meg:

  • Helyszín szerint (kültéri vagy beltéri, egy helyszínes vagy többhelyszínes, az iskola épületében vagy külső helyszínen rendezendő)
  • A megrendezés ideje szerint (napszak szerint, évszakhoz kötött, hétvége-hétköznap),
  • Időtartam szerint (1-3 órás, félnapos, egész napos, többnapos)

A helyszínt és az időt is a célcsoporthoz és a célokhoz kell igazítanunk - éppúgy, mint a későbbiek során a szervezés valamennyi elemét.

Ötletgyűjtés

Célja: A programterv nagy vonalakban történő kialakítása, a szervezés elemeinek tervezése.

Tennivalók: Ötletek, javaslatok gyűjtése és rögzítése a program minden részletére, részelemére kiterjedően, a szervezés további elemeinek kitalálása, végiggondolása a reklámtól a pénzszerzés módozatain keresztül, a dekoráción át a fináléig, és mindezekhez alternatívák kitalálása. Ennek a szakasznak a leghatékonyabb munkaformája a kötetlen ötletroham, amely azonban megfelelően dokumentált kell, hogy legyen.

Programelemek véglegesítése

Célja: a technikai és tartalmi elemek végleges, pontos tervének elkészítése.

Tennivalók:

  • Az ötletek nyomán, azokat a reális lehetőségekre alkalmazva kerüljön kialakításra és véglegesítésre a program forgatókönyve, amely tartalmazza a program kezdetétől a befejezéséig történő lépéseket, minél pontosabb időbeosztással. Ügyeljünk rá, hogy a várható létszámot össze kell hangolni a programelemekkel, a technikai és a személyi feltételekkel, illetve szükséges alternatívák felállítása, " B program" készítése. Nem csupán akkor van szükség B programra, ha szabadtéri programot tervezünk, és kiszámíthatatlan az időjárás! Fel kell készülnünk jelentősen nagyobb, illetve kisebb létszám esetére, vagy egy-egy bizonytalan programelem elmaradására is.
  • A programforgatókönyv nyomán van lehetőség a teljes rendezvény forgatókönyvének rögzítésére, ami az összes lépést tartalmazza, ami ahhoz szükséges, hogy maga a program létrejöjjön. A rendezvény forgatókönyve hosszabb időt ölel fel, hiszen tartalmazza az előkészítés, a tervezés és a szervezés valamennyi lépését is, valamint mindazokat a lépéseket, melyek a program lebonyolítása UTÁN történnek. A program forgatókönyve minden esetben írásban, pontosan rögzíti a program tervezésének, szervezésének és lebonyolításnak hátralévő lépéseit határidővel együtt, a felelősöket és a tervezett költségeket.
  • Munkatársak felkérése, munkacsoportok kialakítása, felelősök kijelölése, és a kompetenciaszintek tisztázása (Mit csinál az adott programelem felelőse? Csak levezeti a helyszínen vagy részt vesz az előkészítésben, bevásárlásban, jutalmazásban, értékelésben is?) Ha ezt a lépést pontosan hajtjuk végre, az nagyban megkönnyíti a dolgunkat és nagyon sok későbbi félreértéstől kímélhetjük meg magunkat! A munkatársak felkérésénél mindvégig tartsuk szem előtt: amit nem vállalt el senki, abból vagy nem lesz semmi, vagy nekünk magunknak kell megcsinálni. Márpedig a mi energiáink is végesek - de az időnk mindenképpen az! Éppen ezért a rendezők között számításba vehetünk gyerekeket, volt diákokat, pedagógusokat, szülőket, külső személyeket is. Mindenképen egyforma elvárásokat támasztunk feléjük: pontosság, felelősség, odafigyelés, felkészültség - a program céljainak szolgálata.· Költségvetés és pénzügyi terv készítése. Ne essünk abba a hibába, hogy a rendelkezésünkre álló pénz határozza meg a rendezvényt magát! Először tervezzük meg az optimális programot, aztán törekedjünk a megfelelő források megteremtésére! Egy olcsó rendezvény is lehet hangulatos - és attól, hogy sok pénzt költöttünk rá, attól még nem lesz jó, az még magában nem elegendő.

Döntés

Célja: A rendelkezésre álló információk alapján végleges döntés a rendezvény megrendezéséről, a szervezés kezdetéről.

Tennivalók: Az elméleti/tervezési szakasz lezárása, melyre a meglévő információk alapos és körültekintő mérlegelése után kerüljön sor. Az eddigi munka eredményeképpen lehetőségünk van áttekinteni a továbbiakat. Nagyon fontos lépése ez a program létrehozásának - ne tekintsük teljesen automatikusnak egy program létrehozását csak azért, mert volt egy jó ötletünk. Sok kudarctól kímélhetjük meg magunkat, rendezőtársainkat, és a gyerekeket is, ha nem lépünk addig tovább a program rendezésében, amíg a tervezés során felsorolt lépéseket meg nem tettük, és eredményességük fényében nem gondoljuk végig még egyszer a továbbiakat.

Már csak azért is fontos ez a lépés, mert az eddigiek csupán munkabefektetést igényeltek - tulajdonképpen egy kockás papíron, vagy egy számítógépen elvégezhetőek voltak. A döntéssel azonban lezárul az elméleti szakasz, ha úgy tetszik, rendezvényünk kilép a nyilvánosság elé, a munkabefektetés megsokszorozódik, és olyan lépések is következnek, amelyeknek feltétlenül pénzügyi kihatásaik is vannak.

Legközelebb a tervezést követő szervezési lépésekkel foglalkozunk.

Képek forrása

Csatlakozz hozzánk!

Ajánljuk

European Schoolnet Academy Ingyenes online tanfolyamok tanároknak
School Education Gateway Ingyenes tanfolyamok és sok más tanárok számára
ENABLE pilot Program iskoláknak a bullying ellen
eBiztonság Minősítés Minősítési rendszer oktatási intézményeknek