Erre elsősorban akkor van szükség, ha a nyomtatót akkor is el akarjuk érni, ha éppen ki van kapcsolva az a számítógép, amelyhez közvetlenül csatlakoztatva van. Van olyan eset is, amikor csak az éppen használt párhuzamos vagy usb csatlakozás sebességi korlátai miatt választjuk a hálózati csatlakozást, az okok tehát sokfélék lehetnek. Lássuk, milyen lehetőségek közül választhatunk:

A hálózati operációs rendszerek elterjedésével szinte egy időben jelentek meg az ún. nyomtatószerverek. Ezek eleinte szoftveres megoldások voltak, tipikus működésük úgy történt, hogy az állandóan bekapcsolva tartott kiszolgáló géphez csatlakoztatott nyomtatót kínálta fel a hálózat többi gépe számára. Ez a megoldás elsősorban az időbeli rendelkezésre álláson segített, azonban egy csomó egyéb hátránnyal is járt: terhelte a kiszolgáló processzorát, egy gépre általában csak egy nyomtatót lehetett hatékonyan csatlakoztatni, ha többet szerettünk volna, hamar elfogyhattak a szabad megszakítások, valamint a szerver max. 3 méteres körzetében kellett lenni a nyomtatónak, ami megintcsak nem a legjobb megoldás.

A következő lépcsőfok az volt, amikor megjelentek az önálló ethernet csatlakozással bíró céleszközök, az ún. nyomtatószerverek, amelyek a mai napig is töretlenül fejlődnek, és a következő előnyökkel bírnak:
- Nincs szükség a hálózati kiszolgáló számítógép hardveres erőforrásaira, jóformán csak a nyomtatási sor tárolására szolgáló lemezterület igénnyel kell számolni
- Egy hálózatba bármennyi nyomtatószerver illeszthető
- A nyomtatók lehetnek bárhol a hálózatban, nincsenek számítógéphez kötve
- Amennyiben a nyomtatószerver közvetlenül csatlakozik a nyomtató processzorához, megnövekszik a feldolgozási sebesség, különösen egy 100 megabites vagy gyorsabb hálózat esetén. Ezek jellemzően belső nyomtatószerverek, többnyire egy féltenyérni nyomtatott áramköri lap, amelyet a nyomtató erre a célra kialakított bővítőnyílásába kell csatlakoztatni. A legtöbb ma kapható hálózati alkalmazásra szánt nyomtató, különösen a színes lézernyomtatók ezt a megoldást használják, mivel sokkal gyorsabb, és kevésbé terheli a munkaállomás processzorát, mint a párhuzamos, vagy USB csatlakozás.
- Operációs rendszerektől független megoldás, többféle hálózati protokoll segítségével is működik, kliensprogram használata nélkül.
- Egyes nyomtatószerverek kétirányú kommunikációra is képesek, pl. Jelentést küld a rendszergazdának a fogyóeszközök állapotáról, ha kiürült a festék, vagy elfogyott a papír valamelyik tálcából. A riasztás történhet emailben, vagy üzenőrendszeren keresztül.
¬- Vannak olyan nyomtatószerverek, amelyhez több nyomtatót is csatlakoztathatunk egyszerre, akár többféle módon is: Párhuzamos, soros vagy USB felületen.
- Megjelentek a vezeték nélküli kapcsolattal is rendelkező nyomtatószerverek: WIFI vagy Bluetooth hálózatba is képesek kapcsolódni. Nagy előny ez egy olyan környezetben, ahol nincs állandó hálózati kapcsolat, de van elérhető vezeték nélküli csatlakozás, különösen, ha a nyomtatni kívánó felhasználó gépe is rendelkezik ilyen csatlakozással.
- Egyes fénymásolók is nyomtatóvá alakíthatók, illetve hálózati szkennelő állomássá ilyen módon, ami igen rugalmas és követhető használatot tesz lehetővé.
- A nyomtatási feladatok főbb adatai naplózhatóak, így a költségeket is kordában lehet tartani, amire egy iskolának bizony nagyon oda kell figyelni.
- Az újabb modellek már támogatják az IPP-t (Internet Printing Protocol), így ha a tűzfalunkat megfelelően beállítjuk, akkor erre a nyomtatóra bármely, internetre kötött számítógépről nyomtathatunk.

A nyomtatószervereken rendszerint még ki-be kapcsoló gomb sincs, mivel állandó üzemre tervezték őket, és maximum egy hálózati csatlakozást jelző zöld fényű ledet találhatunk rajtuk, hát hogyan lehetséges mégis, hogy megfelelően beállítsuk ezeket az eszközöket ?

A nyomtatószerverek beállítása többnyire a használt nyomtató(k) beállítása, a nyomtatási sorok létrehozása

A nyomtatószerverek beállítását többféleképpen végezhetjük:
- Amennyiben beépített eszközről van szó, a nyomtatón lévő kezelőpanel segítségével (pl. HP LaserJet 4,5,4000,4050,4100,4200, vagy Xerox /Tektronix Phaser nyomtatók)
- Telnet programmal rátelnetelve a kártya IP címére. Az IP címet alapbeállítás szerint vagy DHCP szerverről kéri a nyomtató, vagy ennek hiányában beáll egy fix értékre. Azonban a hálózati interface ethernet címe alapján az ARP programmal (a legtöbb operációs rendszernek része) is adhatunk egy ideiglenes címet, amire aztán mehet a telnet. Ebben az esetben többnyire egy jelszót is meg kell majd adni. (régebbi Minolta nyomtatószerverek)
- Web böngészőből (a ma kapható nyomtatószerverek többnyire ezt támogatják)
- A nyomtatószerverhez adott, többnyire Windows alatt futó célprogrammal. Ez megkeresi a hálózaton a nyomtatószervert, majd beállíthatjuk igényeinknek megfelelően.

Persze, a lehetőségektől függően sok minden egyebet is beállíthatunk, pl. naplózás, ftp és pop3/smtp kiszolgálók, adminisztrációs jogok, stb.
Végül, nézzük meg, hogyan küldhetünk nyomtatási feladatot újdonsült hálózati nyomtatónkra:
- közvetlenül rányomtatunk az operációs rendszerből
- emailben
- Feltöltjül a nyomtatószerver FTP kiszolgálójára
- IPP protokollon
- Magából a nyomtatószerverből, pl. feladatlisták, vagy diagnosztikai oldalak.

És hogy hogyan lehet saját nyomtatószerverünk ?

Felsorolunk néhány gyártót, válasszon mindenki kedvére...

Nyomtató specifikus, és általános termékek:

HP Jetdirect család
Minolta
Xerox
OKI
Lexmark
Tally
Canon

Általános nyomtatószerverek:
SMC
3Com
D-Link
Linksys