A meghívás mint olyan, előfeltétele mindenféle társasági összejövetelen vagy hivatalos társadalmi alkalmakon való részvételnek. A meghívó lehet úgy előrenyomtatva, hogy a változó adatok (a meghívott neve) helyét kipontozzák, és az alkalom előtt kézírással töltik ki. Csak kivételes esetekben - kevésbé ünnepélyes alakalom vagy nagyszámú, előre nem ismert meghívott esetében - lehet a meghívót úgy nyomtatni, hogy nem hagyunk helyet a meghívott nevének, hanem már a nyomtatásban is az "Ön" szót, illetve annak a megfelelőjét írjuk. Ez nem udvarias forma, de praktikus, körlevél jellege van.

A meghívó tartalmazza

• a meghívó fél rangját, nevét
• a meghívás tényét,
• a meghívott nevét, a meghívottak körét
• az alkalom jellegét (például kiállítás megnyitása, születésnap, koktélparti, ebéd),
• az alkalom idejét, helyét,
  esetleg más tudnivalókat (például a visszajelzés szükségességét).

A meghívásnak megvannak a maga stilisztikai szabályai, ezek mellőzése műveletlenségre utal. A meghívás alapformulája minden nyelvben más

• magyarul: "tisztelettel meghívja" vagy "szívesen látja"
• angolul: "requests the pleasure of the company of"
• franciául: "prie... de lui faire l'honneur d'assister á" vagy "á l'honneur d'invite"

E formulák kötöttek, súlyos hiba tehát egyik nyelvről a másikra, a nem értelem szerinti, hanem a szó szerinti fordítás.

Magyarországon a társadalmi élet közvetlensége miatt - mostanság - nem szokás a magánéletben, a hétköznapi protokollban írásos meghívót küldeni. Otthon, de akár étteremben rendezett összejöveteleket is rendszerint telefonon beszélünk meg, egyeztetünk, igazolunk vissza. Más országokban a magánélet sokkal zártabb, elképzelhetetlen becsöngetni a szomszédhoz egy kis borsért: először telefonon el kell mondani, miről is van szó, és udvariasan, tisztelettel időpontot kell kérni az ötperces átmenetelhez. Ezekben az országokban a társasági összejövetelek is igen erősen kötődnek az írásos formulákhoz.

A klasszikus hagyományok szerint a meghívás időpontjának megjelölésekor az évszámot nem kell (sőt nem szabad) feltűntetni. A hónapot mindig névvel, sohasem számmal írják, a napot számmal, de azt is fel kell tüntetni, hogy milyen napra esik. Van, hogy csak a kezdés időpontját adjuk meg (például 19:00 óra), néha a kezdési és befejezési időpontot is kiírhatjuk.

Ha szervező tudni kívánja, hogy a meghívottak közül kik és hányan fogadják el a meghívást, például egy ülő alkalomra, amikor az asztalt ennek megfelelően kell megteríteni, akkor a meghívón az R.S.V.P. jelzést alkalmazza egy telefonszámmal vagy egy címmel. Ez a négy betű a francia "répondez s'il vous plait" (kérem, válaszoljon) rövidítése, tárasági körökben szerte a világon ismerik, szláv nyelvterületen orosz változatát (proszba otvetyity) használják. Ilyen esetekben telefonon, esetleg írásban vagy elfogadjuk a meghívást vagy kimentjük magunkat. A visszajelzést lehetővé tevő telefonszámot a megfelelő rövidítéssel a meghívó bal alsó sarkába nyomtatják. A mindenképpen igényelt visszajelzés magyar megfelelőjeként a V.K. (Választ kérünk) rövidítés honosodott meg a meghívókon. Ha a meghívók csak távolmaradás esetén igénylik a választ, akkor zárójelben írják a telefonszám fölé: " Csak akadályoztatás esetén".

Ez az angol "Regrets only" jelzés megfelelője, amikor csak azok válaszolnak, akik nem tudják elfogadni a meghívást. Ha a vendéglátó megszabja az öltözéket (frakk vagy szmoking), ezt is közli a meghívón. Ne tévesszen meg bennünket az, hogy egyes országokban az álló vagy ülő protokolláris alkalmak esetében a meghívón az "informal" kitétel szerepel, mert itt ezzel lényegében az utcai öltöny öltözéket jelzik. Az öltözékre vonatkozó előírásokat újabban azonban kerülik, még rendkívüli alkalmakkor is csak ritkán fordul elő a meghívón. A klasszikus etikett szerint "általában minél nagyobb keretű az összejövetel, annál korábban kell szétküldeni a meghívókat; nagyobb ünnepségekre, házi-bálokra két héttel, kisebb táncmulatságra hat-tíz, ebédre, vacsora négy-nyolc, uzsonnára két-három nappal előzőleg." Hogy mennyivel hamarabb küldik a meghívót, abból meg lehet ítélni azt is, hogy milyen öltözetet kíván a meghívás. A polgárosodás fénykorát élő Budapesten, Márai Sándor idejében, a legtöbb társaságban az a szokás vert gyökeret, hogy a hat óránál későbbre szóló meghívásra a hölgyek estélyiben, az urak frakkban jelennek meg.

A meghívó formája nemzetközileg egységes téglalap alakú, mérete körülbelül azonos a levelezőlapéval, vagy hosszított formátumú. Megkülönböztetünk egy- vagy kétlapost meghívót. Az egylapos meghívón az első oldalon áll a szöveg. A lap felső, középső részén elhelyezhető a szöveg fölött a vállalat emblémája, az ország címere dombornyomással vagy színes nyomással. A kétlapos meghívónál a rendezvényekre, az első oldalra nyomtatandó a címer vagy az embléma. Kétnyelvű meghívónál a második és harmadik oldalon van a szöveg. Az egyszínnyomásos meghívók színe általában a fehér alapon fekete vagy kék szöveg.

A meghívó anyaga egyszerű, sima, matt vagy fényes, esetleg merített, jó minőségű kartonpapír. Csak nagyon különleges és ünnepélyes alkalmakra nyomtatnak külön meghívót, amelyre csak a meghívott nevét írják kézzel. Az előre nyomtatott meghívókat a hivatalos nemzetközi kapcsolatokban széleskörűen alkalmazzák; ezen minden változó információ hely üresen marad. Egyes rendezvényeken a meghívó szerepe bővül annyiban, hogy a részvételre jogosító belépőt testesíti meg. Erre - bár a gyakorlatban egyre ritkábban alkalmazzák - a kartonlapocskán külön szöveg figyelmeztet: "A meghívó egy személy belépésére jogosít", "A meghívót feltétlenül hozza magával".

A meghívón, ezenkívül számos fontos információ szerepeltethető (Angliában például vidéki meghívásoknál azt is fel szokták tüntetni, mikor indul a vonat, és melyik megállónál kell leszállni; a németek az "Auto-bahnausfahrt", azaz autópálya-lejárat feltüntetésével jelzik a megközelíthetőséget.). A meghívó alján francia szöveggel olvasható "repas assis" arra utal egyértelműen, hogy a meghívóval jelzett alkalom, ültetéses étkezés. A meghívó bal alsó sarkában ceruzával beírt "p. m." a pro memoria (emlékeztetőül) latin kifejezés rövidítése, s arra utal, hogy a meghívó szóbeli meghívás és megbeszélés után érkezett a megbízotthoz. A meghívót esetenként külön borítóba, borítékba teszik.

Ha lemondjuk a részvételt, azt illik minél előbb jelezni a meghívó félnek és nem az alkalom napján. A meghívók tárgyát képező esemény másnapján személyesen, telefonon vagy írásban illik megköszöni a vendéglátást.
(Forrás: Ottlik Károly Protokollkódex)