Forrásteremtés

• Célja: A rendezvény pénzügyi feltételeinek megteremtése
• Tennivalók: Pályázatok elkészítése, lehetséges támogatók megkeresése. Ahhoz, hogy a rendezvény bevételei több lábon álljanak, jó eszköz a támogatók szervezése. Tekintsük át néhány alapvető vonatkozását ennek a kérdésnek, hogy minél nagyobb eséllyel kezdhessünk hozzá az anyagi feltételek bővítéséhez.

Manapság erősebb az úgynevezett mecénási tevékenység, amikor a támogató nem vár ellenszolgáltatást, mint a szponzori, amikor a támogatást ellenszolgáltatás fejében kapjuk. Ennek fő oka, hogy rendezvényeink, programjain általános reklámértéke nem jelentős, számottevő üzleti nyereséget nem tudunk nyújtani. Azonban a helyi kis közösségek életében igenis van reklámértéke, és követendő példaként állítható egy gyerekrendezvény segítése! Lehet, hogy az országos médiában nem jelenik meg a helyi vállalkozó emblémája, de helyi szinten igenis értékes propaganda az iskolában kirakott, gondosan elhelyezett embléma, felirat, logo.

Mivel nyerhető meg egy támogató? Elsősorban a személyes ismeretnek van szerepe. Jó érv lehet mellettünk, hogy értékes, amit támogathat, hiszen gyerekeink szórakoztatása, nevelése igazán nemes cél! A támogató megnyerése során törekedjünk arra, hogy megalázó koldulás, kuncsorgás helyett partneri kapcsolatokat alakítsunk ki, amelyben egyértelmű, hogy milyen támogatásért milyen ellenszolgáltatást nyújtunk cserébe. Semmiképpen ne próbáljunk felelősséget az esetleges támogatók nyakába varrni! Egy támogató nem vállalhat felelősséget a rendezvény elmaradásáért vagy megrendezéséért! A mi komolyságunkat kérdőjelezi meg, ha azzal érvelünk, hogy a rendezvény létrejötte egy adott összeg megítélésétől függ.

Kik támogatják rendezvényeinket? Kit érdemes megkeresni? Ezen a téren nyílván eltérőek a tapasztalatok, itt a helyi támogatók szerepét emelném ki. Sokkal kedvezőbbek az esélyeink azoknál a kis-, és középvállalkozásoknál, amelyek rugalmasságuknál fogva sokkal könnyebben döntenek - még ha jóval kisebb összegek felől is. Rengeteg korrekt partnert, a gyerekek ügyét valóban fontosnak érző, és azt támogató önzetlen segítőt ismerhettünk meg, akik természetbeni, és anyagi támogatásaikkal teszik teljesebbé rendezvényeinket.

Felajánlható megjelenítési lehetőségek lehetnek

• színpadi háttér, előtér
• helyszíni termékbemutató
• színpadi konferálás, reklám, folyamatos névsulykolás
• külső falfelület
• a szponzorok nevével játszó programok
• póló, újság
• reklámanyagok: szórólap, plakát, stb.Mi az, amit a támogatásért cserébe ajánlhatunk?
• korrekt kapcsolattartás
• a támogató vállalkozás helyszíni megjelenítése valamilyen formában
• a támogató személy helyszíni meghívása, vendégül látása
• igény esetén személyes szereplés lehetősége (Pl. díjátadás)
• a támogató nevéhez kötődő program, játék
• utólagos beszámoló, köszönőlevél
• köszönet a rendezvény után: gyerekek által megírt képeslapok, ami biztosan szokatlan a szabvány köszönőlevélhez képest, valami kedves ajándék: papírhajtogatás, rajz, vagy kézműves munka, amit ajándékba küldünk...
• további kapcsolattartás - amennyiben igénye van rá

Pénzügyi bonyolítás megkezdése

• Célja: részvételi díjak gyűjtése, előlegek/foglalók kifizetése, kellékek, eszközök, anyagok beszerzésének megkezdése.
• Tennivalók: Bizonyos összeghatár felett jobb, ha nem a program vezetője kezeli a pénzt. A pénzügyi lebonyolítást érdemes olyan valakire bízni, akinek ebben gyakorlata van, és tudható róla, hogy pontosan, precízen képes vezetni azt, és aki köteles elfogadni az intézet pénzkezelési szabályait. Befizetés kizárólag nyugta, illetve számla ellenében történhet, kifizetés pedig minden esetben számlával bizonylatolva. A pénzfelvétel igazolására, a pénzmozgások követésére használjunk írásos bizonylatot. Megéri azt a néhány percet, amíg kitöltjük, és sok kényelmetlenségtől ment meg minket, hiszen a gyűrött fecniken vezetett "könyvelések" se nem pontosak - se nem bizalomgerjesztők!

Szükséges engedélyek, szerződések megkötése

• Célja: a rendezvény lebonyolításához szükséges külső partnerekkel való megállapodás, a szükséges feltételek írásos rögzítése.
• Tennivalók: külső partnerekkel lehetőleg minden részletre kiterjedő megállapodás megkötése, amely pontosan rögzíti mindkét fél további tennivalóit, a határidőkkel együtt, külön kitérve az esetleges lemondási feltételekre. Ne tekintse ezt egyik fél se bizalmatlanságnak, sokkal inkább a biztonság megteremtéséhez szükséges.

Helyszíni szemle

• Célja: a rendezvény helyszínének megvizsgálása elsősorban a biztonsági és élettani szempontok szem előtt tartásával.
• Tennivalók: a programelemek helyszíneinek kijelölése, a részvevők érkezési, mozgási és távozási útvonalainak biztosítása, a lehetséges veszélyforrások feltérképezése, a dekoráció megtervezése.

Reklám, propaganda

• Célja: a célcsoportok tájékoztatása, mozgósítása.
• Tennivalók: Hatásos és ízléses propaganda kifejtése. Ma már sokféle kínálatból választhat a gyerek, ezért kiemelten fontos, hogy időben értesüljön, és érdemi információkat kapjon! A "meglepetésprogramról" ma már mindenki tudja, hogy nem takar mást, mint kitalálatlanságot, felkészületlenséget, időzavart, hiszen bármilyen konkrét információ a fellépőkről, a jutalomról, a programról sokkal vonzóbb, mint az elcsépelt "meglepetés" szlogen. Csak akkor kínálunk reális alternatívát, ha időben, előre tudható, hogy mi fog történni!!! Csak így van rá lehetőség, hogy valóban veszteségnek érezze, ha nem vesz részt, csak így tudjuk befolyásolni arra, hogy bennünket válasszanak.

Kiket kell tájékoztatnunk?

Elsősorban közvetlenül a tevékenységgel célzott gyerekeket. Fontos, hogy pontosan, félreérthetetlenül, és később is felidézhetően tegyük mindezt (Ha lehet, a szóbeli tájékoztatást szórólappal, plakáttal kombinálva). Az információ mennyisége, és megfogalmazása legyen a gyerekek életkori sajátosságainak megfelelő.

Másodsorban tájékoztatnunk kell a célzott gyerekek szüleit. Ez legalább olyan fontos, főleg olyan programok esetén, melyek részvételi díja túlmegy az egyszerű heti zsebpénzen. Ne felejtsük el, a szülőknek szóló írásos tájékoztatás egyfajta szerződés, amiben mi leírjuk, hogy mit nyújtunk, és ezt mi módon vehetik igénybe. A szerződés egyoldalú módosítása nem feltétlenül bizalomerősítő dolog!

Nem szabad megfeledkezni a célzott gyerekek pedagógusairól, osztályfőnökeiről sem. Nélkülük nincs rendezvény! Az ő jelenlétük teszi igazán eseménnyé a programot a gyerekek számára. Ezért nekünk is nagyon fontos az ő megnyerésük - ehhez feltétlenül pontos, korrekt, időben kapott tájékoztatásra van szükség, már csak azért is, mert ők a legfontosabb, többször is elérhető információforrások a gyerekek számára.

A tájékoztatás legfontosabb eszközei

• Személyes propaganda. Fontos, hogy törekedjünk a pontosságra. Az alapinformációk később is elérhető helyen való közzétételével együtt hatékonyabb.
• plakát. Ne legyenek illúzióink arról, hogy a gyerekek mit és mennyit olvasnak el. Emiatt alaposan végig kell gondolni, hogy hova, mennyit, milyet, és mikor helyezünk ki! Kérdés, hogy a plakátok elkészítése, kihelyezése mennyi pénzbe kerül, mennyi energiába - és a hatékonyság arányos-e a befektetéssel? Mit tartalmazzon a plakát? Főként konkrét tényinformációkat (a program neve, ha kell, érthető magyarázata, hely, idő, részvevők köre, jelentkezés, részvétel feltételei, esetleges támogatók...) lehetőleg röviden, könnyen olvasható módon. A számítógép által biztosított kalligrafikus betűk nem feltétlenül a legcélravezetőbbek...
• iskolarádió, iskolaújság - a helyi sajátosságoknak megfelelően, törekedve az egyszerűségre és az érthetőségre.

Közvetlen előkészítés

• Célja: A technikai feltételek rendezvény előtti biztosítása
• Tennivalók: Jelentkezések regisztrálása, a kellékek eszközök beszerzése, megvásárlása, szállítása, a programelemek előkészítése, a vezető(k) közvetlen felkészülése a programra ( ráhangoltság, eszközök, megjelenés, érkezés... stb.).

Folyamatos ellenőrzés

• Célja: a vezetői ellenőrzés gyakorlása a folyamat egyes lépésein és egészén, szükség esetén a változtatás, beavatkozás.
• Tennivalók: a szervezési folyamat lefolyása alatt a vezetőnek talán legfontosabb, de mindenképpen nélkülözhetetlen feladata a folyamatos ellenőrzés, kontroll. Eközben a tevékenység közben fontos a tapasztalatok írásbeli rögzítése. A kontroll során - "rendkívüli esemény" esetén - a vezetőnek akár a rendezvény elmaradásáról is joga van dönteni.

Mikor maradhat el egy program? Mit kell ahhoz mérlegelni, hogy a program felelőse meghozhasson egy ilyen rendkívüli döntést? Elsősorban azt, hogy ezzel pénzt, energiát, presztízst veszíthetünk de akár nyerhetünk is. Szigorú feltétel, hogy csak akkor szabad a lemondás mellett dönteni, ha időben, megbízhatóan értesíthető erről mindenki. Nincs bosszantóbb, mint a helyszínre érkezve tudomást szerezni egy program elmaradásáról! A döntés meghozatala előtt még egyszer meg kell vizsgálni, hogy a program tartalmi, technikai vagy személyi változtatásával lehet-e pozitív változásokat előidézni. Ilyenkor van szerepe a tervezés során felállított alternatíváknak.

Legközelebb a szervezés különös figyelmet igénylő lépésével, a költségvetés elkészítésével foglalkozunk.